Bestellungen händisch in einer Excel-Liste eintippen, Rechnungen per Fax verschicken oder mit der Buchhaltung ewig lang hin- und hertelefonieren: Dies sind nur ein paar Beispiele, die ihre Vertriebsmitarbeiter sehr schnell von erfolgreichen Verkäufern zu Büromitarbeitern werden lassen. Wie Sie die Digitalisierung für sich nutzen können, um diese Prozesse effizienter zu gestalten, erfahren Sie in diesem Blogbeitrag.
Zugegebenermaßen: als KMU hat man es nicht leicht, in der Digitalisierung mit den großen Unternehmen mitzuhalten. Digitale Tools und Lösungen, die Prozesskosten einsparen, versprechen zwar einen hohen Return on Investment, aber nicht nur der Return ist hoch, sondern oftmals auch das Investment an sich. Und KMUs können natürlich nicht so agieren wie Großunternehmen, die über personell deutlich besser ausgestattete IT-Abteilungen und ein höheres Budget verfügen.
Was kann man als KMU also tun, um mit geringem Aufwand trotzdem die Prozesskosten im Vertrieb zu senken?
Wir haben nachfolgend zwei Empfehlungen für Sie:
1. Machen Sie nicht alles selbst!
Nein, wir empfehlen Ihnen nicht, dass Sie viel Geld für Agenturen oder Berater ausgeben sollen. Aber trotzdem ist es häufig schneller, effektiver und kostengünstiger, sich nötiges Fachwissen und eine Software einzukaufen. Denn die Eigenentwicklung eines neuen Tools oder einer Software erfordert nicht nur hohe Investitionen in das Tool selbst, sondern auch hohe Kosten, die versteckt in Form von zeitlichen Ressourcen Ihres bestehenden Personals auf Sie warten. Ihre Mitarbeiter müssen Prozesse definieren, sich ständig mit Entwicklern abstimmen und Zeit in das Recruiting von neuen Mitarbeitern investieren, die digitale Kompetenzen mit sich bringen. Und diese digital Natives zu finden, kann zurzeit mehrere Monate lang dauern.
Schneller und effektiver ist es daher, ein digitales Tool und das nötige Fachwissen einzukaufen – zum Beispiel bei einer Online-Agentur, vielleicht sogar in Form eines Joint Ventures oder einer Kooperation mit einem Start-up. Dadurch können Sie sich auf die Suche nach einer Lösung konzentrieren, die genau auf Ihren Case zutrifft und die dazu passenden Funktionen bereits parat hält. Für Sie wird es dadurch leichter, die neue Lösung schnell einzuführen und den Fokus auf die Anpassung der Arbeitsabläufe zu legen. Zudem ersparen Sie sich hohe Investitionen in Ihre eigene IT-Infrastruktur und unnötige Komplikationen bei der Umsetzung.
2. Verwenden Sie Kundendaten für Quick-Wins
Wenn Sie Prozesskosten im Vertrieb reduzieren wollen, sollten Sie zu allererst immer die Brille Ihrer Kunden aufsetzen. Welche Pain Points gibt es derzeit für Ihre Kunden, wenn Sie etwas von Ihnen kaufen? Wo gibt es unnötige Hindernisse oder Verzögerungen, die Ihren Kunden auf den Geist gehen können? Welche Mehrwerte können Sie Ihren Kunden im Kaufprozess bieten, die den Prozess angenehmer werden lassen? Um dies herauszufinden, ist es am besten, auf Fakten zu schauen und Daten zu analysieren.
An welchem Punkt im Kaufprozess brechen die meisten potenziellen Kunden den Prozess ab?
Durchstöbern Sie Ihre Angebotslegungen und Bestellungen. An welchem Punkt gibt es viele Rückfragen? Versuchen Sie, so viele Fakten wie möglich auf den Tisch zu legen und setzen Sie sich anschließend mit Ihren Vertriebs-, Service- und Marketingmitarbeitern an einen Tisch und erarbeiten Sie Ideen, wie Sie die Prozesse im Vertrieb vereinfachen könnten. Anschließend können diese Ideen in kleinen Experimenten getestet werden. Verwenden Sie beispielsweise langsame Genehmigungsverfahren bei Rabatten? Dann könnten Sie in einem Experiment Höchstrabatte für gewisse Produkte festlegen und Teile Ihres Vertriebs mit dieser Obergrenze arbeiten lassen. Nach 4 Wochen ziehen Sie ein Resümee: hat es die Kundenzufriedenheit erhöht und zu mehr verkaufen geführt, können Sie das neue Vorgehen für den gesamten Vertrieb ausweiten. Falls nicht, können Sie eine andere Idee ausprobieren.
