Die Corona-Krise stellt viele Unternehmen vor existenzielle Probleme. Es gibt eine große Zahl an Themen, die gleichzeitig angegangen werden müssen. In erster Linie geht es darum, Umsatzeinbußen zu verhindern und die Kosten im Blick zu behalten, damit Unternehmen überleben können.
Gleichzeitig hört man immer wieder, das Positive an der Krise sei, dass die digitale Transformation nun einen Boost erfahren wird. Doch was steckt eigentlich hinter dieser These?
Auch wenn das Thema „Digitale Transformation“ bereits seit mehreren Jahren in vielen Diskussionen herumschwirrt, gab es einige Unternehmen, die die Transformation besser umsetzen (konnten) als andere. Dies hat sich durch die Corona-Krise nun schlagartig geändert: So gut wie alle Unternehmen werden praktisch dazu gezwungen, ihr Unternehmen zu digitalisieren. Auch wenn dies im Moment hektisch passiert und oft viel improvisiert werden muss, gibt es drei Faktoren, denen eine Schlüsselrolle zukommt. Wer diese drei Faktoren berücksichtigt, wird die Krise – so gut es geht – besser durchstehen als andere und nach der Krise schneller wieder an Fahrt zulegen können.
1. Faktor Mensch: kluger Einsatz von Vertrauen und Flexibilität für Mitarbeitende
Vor zwei Wochen waren Home-Office und flexible Arbeitszeiten für viele Unternehmen noch undenkbar oder unmöglich. „Home-Office ist sowieso nur Freizeit“ oder ähnliche Aussagen waren in der Vergangenheit eher Standard als die Ausnahme. Doch dieses Blatt hat sich nun gewendet: auf einmal muss den Mitarbeitern mehr Vertrauen entgegengebracht und mehr Flexibilität gewährt werden, ob ein Unternehmen möchte oder nicht.
Manch ein Unternehmen mag sich damit schwertun, für andere Unternehmen war es vielleicht in der Vergangenheit schon ganz normal. Sicher ist jedoch, dass „remote work“ einige Änderungen mit sich bringt:
- Kontrolle ist so gut wie nicht möglich
- eigenverantwortliches Arbeiten rückt stärker in den Fokus
- Kommunikation spielt sich dezentral und weniger Top-Down ab
Wie kann ein Unternehmen auf diese Änderungen reagieren?
Da weniger Kontrolle über die Zeiterfassung möglich ist, kommt der Ergebniserfassung eine größere Rolle zu. Nicht die geleisteten Stunden oder vermeintlicher „Fleiß“ zählen, sondern das, was am Ende dabei rauskommt. Für Unternehmen bedeutet dies, dass sie sich verstärkt darauf konzentrieren müssen, was der Output der Arbeit ihrer Mitarbeitenden ist und weniger, was der Input ist.
In Bezug auf eigenverantwortliches Arbeiten ist es wichtig, dass den Mitarbeitenden auch mehr Flexibilität bei der Planung des Arbeitstages eingeräumt wird. Jede/r, der Kinder zuhause hat, weiß, dass die Arbeitszeiten im Home-Office nicht strikt von 08:00 bis 18:00h eingehalten werden können. Es sollte daher möglich sein, dass jemand auch in der Kernarbeitszeit mal nicht erreichbar ist, dafür aber in den Randzeiten die Arbeit erledigt.
Und schlussendlich braucht es eine weniger hierarchische Kommunikation zwischen Führungskräften und Mitarbeitenden. Zwar sollen Führungskräfte immer noch über die Richtung und Projekte entscheiden, bei der Ausarbeitung muss jedoch mehr Kompetenz an Mitarbeiter bzw. Teams abgegeben werden, die untereinander kommunizieren, um die besten Lösungen zu erarbeiten.
Natürlich stellt sich dabei die Frage, ob das nicht blauäugig ist und die Mitarbeiter dieses Vertrauen und die höhere Flexibilität ausnutzen. Die Antwort darauf: ja, ist es durchaus. Es wird wahrscheinlich einige Mitarbeitende geben, die das Vertrauen ausnutzen und weniger leisten. Wer das genau ist, gilt es herauszufinden. Eine Möglichkeit, diese Mitarbeiter herauszufiltern kann das gezielte Stellen von Aufgaben sein, die einen zusätzlichen Aufwand erfordern, der in der normalen Arbeitszeit nicht abgedeckt werden kann. Bei Mitarbeitern, die diesen Aufwand auf sich nehmen, kann davon ausgegangen werden, dass ihre Motivation und Einsatzbereitschaft auch im Home Office und bei mehr Flexibilität gegeben ist.
Bei allen anderen Mitarbeitern lohnt es sich hingegen, genauer hinzuschauen. Hier sollte der Qualitätskontrolle der Arbeit mehr Aufmerksamkeit geschenkt werden, allerdings sollte zuerst immer ein Vertrauensvorschuss geleistet werden. Das Prinzip sollte nicht lauten „Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser“, sondern „Vertrauen ist gut, aber prüfe nach“. Dadurch, dass sich die motivierten selbst in eine Gruppe hineinselektieren und die weniger motivierten in eine andere Gruppe, kann die Methode des „Nachprüfens“ am effizientesten eingesetzt werden.
2. Faktor Effizienz: digitale Tools einsetzen, um effizientere Kommunikation und Prozesse anzustoßen
Sind die Mitarbeitenden weiter verstreut und nicht alle an einem Ort im Unternehmen anzutreffen, braucht es selbstverständlich zusätzliche digitale Tools, die effiziente Kommunikation und Prozesse ermöglichen. Dies fängt auf der einen Seite selbstverständlich bei der technischen Ausstattung in Form von Notebooks, Smartphones und gegebenenfalls iPads an, führt aber auch in den Bereich der Software, wo Kollaborationstools wie Microsoft Teams, Slack oder Confluence das Arbeiten im Home-Office erleichtern.
Doch sowohl Hard- als auch Software sind in erster Linie Brandlöscher in Zeiten, in denen von einem Tag auf den anderen alle Mitarbeitenden von zu Hause aus arbeiten müssen. Ist das Feuer gelöscht, sollten die technischen Möglichkeiten dazu genutzt werden, um ganz grundsätzlich die Prozesse & Kommunikationswege in einem Unternehmen zu hinterfragen.
- Ist es notwendig, dass jede Abteilung oder jeder Mitarbeiter seine Dokumente lokal am PC abspeichert? Oder wäre es eine Option, die Dokumente eines Unternehmens für jeden Mitarbeiter zugänglich zu machen, um das Wissen mit möglichst vielen zu teilen?
- Braucht es tatsächlich für jeden Antrag die Unterschrift einer vorgesetzten Person oder können am Ende jedes Monats alle Anträge auf einmal kontrolliert und nachgeprüft werden?
Dies sind nur ein paar Fragen, die durch das Remote Working der Mitarbeitenden aufkommen und im Zuge der digitalen Transformation beantwortet werden sollen. Im Zentrum steht dabei nicht nur ein technologischer, sondern auch ein Verhaltens- und Kulturwandel. Dieser Wandel kann sich in weiterer Folge positiv auf die Effizienz von Kommunikation und anderen Prozessen auswirken.
3. Was soll ich mit einem digitalen Vertriebstool machen, wenn die Krise wieder vorbei ist?
Selten war es wichtiger, über digitale Kanäle mit Kunden zu kommunizieren bzw. über digitale Kanäle neue Kunden zu gewinnen. Denn nicht nur die eigenen Mitarbeitenden sitzen im Home Office, auch die (potenziellen) Kunden. Und da Meetings oder Networking-Events nicht mehr möglich sind, können Kunden nur mehr über digitale Kanäle oder per Telefon erreicht werden. Doch Telefongespräche rücken bei der Kundenbetreuung und -akquise immer mehr in den Hintergrund. So sagen beispielsweise 68 % der B2B-Einkäufer, dass sie ihre Geschäfte lieber online abwickeln als in einem Gespräch mit einem Verkäufer. Denn wer auch im Privaten online einkauft und seine Entscheidungen im Wohnzimmer am Handy oder iPad trifft, der ist mit klassischen Vertriebsmethoden wie Anrufen oder Werbebroschüren nicht mehr zu überzeugen. Ziel sollte es also sein, über einen modernen Online-Auftritt und den Einsatz von digitalen Tools die Kunden zu erreichen.
Dabei kommt dem Vertrieb nach wie vor eine zentrale Rolle zu, denn gerade im B2B-Bereich sind Produkte häufig erklärungsbedürftig und erfordern daher Beratung für Einkäufer. Vertriebsmitarbeitende benötigen jedoch die richtige Ausstattung, um in digitalisierten Zeiten mithalten zu können. Dies gilt zum einen für die Online-Beratung, für die Vertriebsmitarbeitende mit den geeigneten digitalen Tools ausgerüstet sein sollten. Zum anderen gilt dies aber auch für Vertriebsmitarbeitende im Außendienst, die derzeit ohne direkten persönlichen Kontakt vom Home Office aus verkaufen müssen, in ein paar Wochen aber wieder auf face-to-face Kundenakquise gehen können. Für diese Außendienstmitarbeitende sollte auf digitale Tools wie Vertriebsapps gesetzt werden, mit denen Produkte über Screensharing erklärt und vorgestellt werden können. Dadurch können Produkte einfach visualisiert und die notwendigen Informationen mit wenigen Klicks zur Verfügung gestellt werden. Und sobald die Krise wieder vorbei ist, können diese Vertriebsapps auch im direkten Kundengespräch verwendet werden, um den Kunden einen effizienteren und unkomplizierteren Kaufabschluss zu ermöglichen.
Den digitalen Kundenzugang herzustellen, hilft folglich nicht nur bei der Überwindung der aktuellen Krise, sondern auch in Zukunft. Ab einem gewissen Zeitpunkt werden Kunden nämlich hauptsächlich nur mehr über digitale Kanäle und Tools zu überzeugen sein.
Fazit
Die aktuell schwierige Situation kann genutzt werden, um lange anstehende Veränderungsvorhaben tatsächlich umzusetzen und die digitale Transformation voranzutreiben. Dabei sollte der Fokus auf Mitarbeiter, der notwendigen Effizienz und auf Kunden gelegt werden. Wer in der Lage ist, für diese 3 Faktoren die richtigen Entscheidungen zu treffen, wird sich nicht nur mit der Krisenbewältigung leichter tun, sondern auch einen Startvorteil für die Zeit nach der Krise haben.
