964.654,21 €. Das ist die exakte Summe, die ein Unternehmen mit knapp 41 Mio. € Umsatz jedes Jahr einspart, seit es im Vertrieb eine neue App einsetzt. Denn durch die App konnten vormals analoge Prozesse digitalisiert und dadurch Kosten eingespart werden.
Doch wie kommt dieses Ergebnis konkret zustande?
Lassen Sie uns für die Beantwortung der Frage zuerst zurückblicken, wie der Vertrieb des Unternehmens funktionierte, bevor die App im Einsatz war.
Das Unternehmen hatte zu diesem Zeitpunkt genau 58 Vertriebsmitarbeitende, die sowohl im Innen- als auch im Aussendienst tätig waren. Da zu dieser Zeit der Vertrieb noch auf analogen Prozessen basierte, mussten die Mitarbeitenden einen Grossteil ihrer Zeit für folgende Tätigkeiten aufwenden:
1. Artikelsuche: Der Aussendienst sucht nach bestimmten Artikeln im Produktkatalog.
2. Dokumente: Ein Kunde fordert ein Dokument an und der Aussendienst gibt die Anforderung an den Innendienst weiter.
3. Angebotserstellung: Der Aussendienst sucht Artikel im Produktkatalog heraus, korrespondiert mit dem Innendienst (E-Mail, Telefon), bis das erstellte Angebot an den Kunden geschickt werden kann.
4. Nachverhandlung mit dem Kunden: Der Aussendienst muss das Angebot nochmal anpassen und nimmt dazu wieder Kontakt mit dem Innendienst auf, der das Angebot anschliessend an den Kunden schickt.
5. Auftragserstellung: Für die Auftragserstellung muss der Aussendienst wiederum die passenden Artikel im Produktkatalog suchen und mit dem Innendienst zur Auftragserstellung korrespondieren.
Diese Tätigkeiten waren nicht nur mühsam, sondern auch sehr zeitintensiv. Durch den Einsatz der neuen Vertriebsapp konnten die Prozesse jedoch deutlich verschlankt werden.
Nach Einführung der App:
Die Tätigkeiten des Vertriebs sahen nach der Einführung der App folgendermassen aus aus.
1. Artikelsuche: Der Aussendienst sucht in der App nach Artikel und braucht nur noch die Hälfte der Zeit für die Suche.
2. Dokumente: Der Aussendienst kann Dokumente direkt aus der App an den Kunden schicken.
3. Angebotserstellung: Die Angebotserstellung erfolgt in der App und das Angebot wird dem Kunden direkt zugeschickt.
4. Nachverhandlung mit dem Kunden: Der Aussendienst kann das Angebot eigenständig in der App anpassen und schickt es dem Kunden wieder zu.
5. Auftragserstellung: der Auftrag wird ebenfalls direkt in der App vom Aussendienst erstellt und an den Kunden geschickt.
Doch wie kann die Vereinfachung von diesen Tätigkeiten und Prozessen zu einer Ersparnis von 964.654,21 € jährlich führen?
Zum einen sind die Vertriebsmitarbeitenden nun bei bestimmten Tätigkeiten schneller, wie beispielsweise bei der Suche nach Artikeln oder beim Senden von Dokumenten an den Kunden. Zum anderen braucht es weniger Abstimmungen zwischen Innen- und Aussendienst, weshalb beispielsweise bei der Angebotserstellung der Innendienst nicht mehr miteinbezogen werden muss.
Basierend auf dieser Reduktion von Zeit- und Personalressourcen kann anschliessend die konkrete monetäre Ersparnis ausgerechnet werden. Dazu müssen zuerst die Personalkosten (40.000 € – 56.000 €) herangezogen werden. Zudem gilt es, die Anzahl der erstellten Angebote (27.800), Aufträge (81.300) und angeforderten Dokumente (18.000) festzuhalten und anschliessend den Anteil zu bestimmen, der über die App abgewickelt wird (23 %).
Aufgeschlüsselt auf die einzelnen Tätigkeiten ergibt sich dann folgende Ersparnis:
1. Artikelsuche | 341.330,00 € |
2. Dokumente | 68.181,82 € |
3. Angebotserstellung | 337.770,00 € |
4. Nachverhandlung | 78.843,54 € |
5. Auftragserstellung | 227.192,85 € |
Gebühren für die App | – 88.664,00 € |
Gesamt | 964.654,21 € |
Der Einsatz der Vertriebsapp brachte dem Unternehmen also deutlich mehr als „nur“ digitale Produktdarstellungen in der App. Die Vertriebsmitarbeiter konnten sich von nun an mehr auf das konzentrieren, was ihrer Kernkompetenz entspricht: im Kundengespräch überzeugen, erfolgreich verkaufen und durch eine professionelle Betreuung die Kundenbeziehung festigen. Weniger Büro- und mehr Vertriebstätigkeit.
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